追手門学院大学校友会

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校友会会則

個人情報取扱いマニュアル (2011年7月17日制定)

  • 第一条(目的)
  • 当該マニュアルは追手門学院大学校友会(以下、大学校友会)において住所変更等の個人情報の取扱いにおいて適切な対応をするために定めるものとする。
  • 第二条(開示等請求)
  • 追手門学院大学卒業生(以下、大学卒業生)は大学校友会に対して様式01により申し出をすることにより、申出者個人の個人情報を開示・訂正・利用停止・消去等(以下、開示等)を個人情報保護法に基づき適切に処理しなければならない。
  • 第三条(通知)
  • 大学校友会は大学卒業生より第二条に定める申出があった場合は20日以内に開示等の完了通知(それぞれ様式02~05)を発行しなければならない。
  • 第四条(身元確認)
  • 大学校友会は第二条の開示等請求があった場合は自動車運転免許証等の写真入り身分証明書の添付を義務付けることができる。
  • 第五条(第三者からの開示等請求)
  • 大学校友会の保有する個人情報は申請者と同名義以外のものは開示をしないものとする。ただし、刑事訴訟法等法令で定める場合、大学卒業生の死亡、同窓会を開催する目的などで大学校友会による一定の審査をへたのちに開示等をする場合がある。この場合は第六条にかかわらず、初回より実費を請求することができる。
  • 第六条(手数料)
  • 大学校友会は当該申出者からの開示等請求に対して処理する場合は1人あたり1年間に3回に限り、手数料を請求しないものとする。3回を超える場合は1回に付き千円を請求することができる。
  • 第七条(文書保管期限)
  • 大学卒業生から請求された申請書及び大学校友会から発行した文書の控えを処理終了日から7年間保管するものとする。

以上

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追手門学院大学校友会が保有する個人情報の開示・訂正等の申請書について

大学校友会が保有する個人情報は、大学の卒業生からの請求等があった場合は必要な手続きを経て開示等をいたします。 下記、各種請求書でご請求ください。校友会に請求書が到達後、すみやかに、ご通知を申し上げます。また、大学校友会が保有する個人情報の訂正等(変更・追加・削除)・利用停止・消去等の請求は下記、各種書類にご記入の上ご請求ください。

個人情報取扱変更等申請書 (様式01)
個人情報の開示請求に関するご通知 (様式02)
個人情報の訂正請求に関するご通知  (様式03)
個人情報の利用停止・復帰に関するご通知(様式04)
個人情報の消去に関するご通知 (様式05)
資料借用書 (様式06)

以上

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会員名簿管理規程

  • 第1条【総則】
  • 1、本規則は、追手門学院大学校友会(以下「本会」と称する)会則第20条第1号に定める本会が管理する名簿(以下「名簿」と称する)に関して定める。
  • 2、名簿は、本会会員(以下「会員」と称する)共有の財産であり、崇高な精神のもとに信義かつ誠実に、これを取り扱うものとする。
  • 3、校友会事務局は、本会会長 (以下「会長」と称する)の命を受け、会員情報の収集・管理・提供を行う。
  • 第2条【名簿の種類】
  • 1、名簿とは、会員の個人情報を記載したものをいう。
  • 2、 名簿には、原簿と公開名簿を有する。
  • 3、 原簿とは、本会が会員の状況把握のために必要とする情報をすべてデジタルデーターで管理したものである。
  • 4、公開名簿とは、平成17年4月より、「個人情報の保護に関する法律」が全面施行される以前に編集販売したものである。
  • 第3条【原簿】
  • 1、原簿には、次の項目を記載する。
    • (1)氏名(変更後の氏名を含む)
    • (2)住所(郵便番号)および電話番号
    • (3)卒業年度
    • (4)卒業学部 学科 ゼミ クラブ名
    • (5)勤務先および電話番号
    • (6)その他理事会が必要と認めた事項
  • 2、原簿は、会長が管理する。
  • 3、校友会事務局は、第1項の記載項目が遺漏なく原簿に記載されるように努めなければならない。
  • 4、原簿の記載事項の変更は、校友会事務局が速やかに行わなければならない。
    • (1)校友会事務局は、情報修正の連絡を受けたときは、修正申立人の氏名等を確認し、真否を確認の上修正を行わなければならない。
    • (2)会員の死亡に伴う情報の修正は、身内親族への問い合わせ等特に慎重に行わなければならない。校友会事務局は、会員の死亡を確認した場合、その旨を補記する。
    • (3)校友会事務局は、会員の所在を確認できない場合、その旨を補記する。
  • 5、会長及び校友会事務局は、1年に1回原簿の管理状況を確認しなければならない。
  • 6、校友会事務局は、原簿作成過程で収集したいかなる情報も第三者に提供してはならない。
  • 7、原簿の管理に関する費用は、下記のものとし、本会より支出する。
    • (1)調査・連絡のための費用
    • (2)管理用機材(コンピューター)に関する費用
    • (3)記録媒体の費用
    • (4)上記にかかわる外注を含めた一切の経費
  • 8、情報の非公開を希望する会員は、校友会事務局に文書で告知することにより、第1項の項目の一部または全部を会長の承認を得て公開時に非公開とすることができる。
  • 第4条【名簿の利用】
  • 1、名簿の作成および貸与は、同窓会の開催など目的が明確な場合に限り、会員からの所定の書面による請求に基づき総務委員長にて精査し、会長が承認する。
  • 2、名簿の作成に関する費用は、請求者である会員が負担するものとし、その額は理事会において決定する。
    • (1)編集および作成に関する費用
    • (2)通信費等
  • 3、名簿は利用目的の終了後、速やかに当該名簿を本会に返却しなければならない。
  • 第5条【制限】
  • 1、 会員は、名簿の利用時に得た情報を、利用目的以外の第三者に漏洩してはならない。
  • 2、会員は、名簿の利用時に得た情報を、本会の目的に反する用途に使用してはならない。
  • 3、会員は、名簿の利用時に得た情報を一切複製してはならない。
  • 4、会員が、本条に違反した場合は、本会は会員のプライバシーの保護のため、法的手段をもって対処する。
  • 5、会員が、本条に違反し、第三者に損害が生じた場合でも、本会はその責めを負わない。
  • 第6条【会員の情報提供】
  • 会員は、原簿記載事項に変更が生じた場合、速やかに校友会事務局に通知しなければならない。
  • 第7条【著作権】
  • 名簿等に関する著作権は、本会に帰属する。
  • 第8条【その他】
  • 本規程の改廃は、理事会において決定する。
  • 附 則
  • 1、本規則は、平成23年12月10日理事会にて承認された。
  • 2、本規則は、平成23年12月10日から施行する。
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